Accès ouvert

Trucs et astuces pour déposer dans HAL

Gagner du temps avec les préférences de dépôt

Pré-remplir vos domaines de recherche et vos affiliations dans les préférences de dépôt vous permet de gagner du temps. Ceux-ci sont alors remplis automatiquement au moment du dépôt. Ces données restent modifiables à tous moments que ce soit dans vos préférences ou lors du dépôt.
Pour cela, rendez-vous dans Mon espace>Mon profil. En bas de page Mes préférences de dépôt.

• Domaine : il est possible de mettre plusieurs domaines. Ne pas hésiter à dérouler les sous menus pour être plus précis.
• Affiliation :  mettez l’affiliation la plus précise, le laboratoire plutôt que l’institution (le laboratoire étant rattaché à l’institution, l’affiliation à l’échelon supérieur se fera toute seule). Mettez autant d’affiliations que nécessaire et toujours une affiliation de couleur verte (cf. plus bas le code couleur de HAL)

Dans les Préférences de réception de courriel, vous avez la possibilité d’être averti lors du dépôt par un co-auteur.

Appliquer un embargo sur ses publications

Il n’est pas nécessaire d’attendre la fin de la période d’embargo pour déposer votre production sur HAL car vous avez la possibilité de poser un embargo sur vos publications. A  la fin de cette période, le document sera accessible automatiquement.

Au moment du dépôt du document dans le volet Déposer votre fichier, affichez la vue détaillée. Puis, sélectionnez le type de document que vous déposez et choisissez la période d’embargo nécessaire.

Vous avez déposé votre fichier et avez oublié d’appliquer l’embargo ? Dans ce cas, retrouvez votre dépôt dans Mon espace> Mes dépôts, sélectionnez le document puis Modifier mes métadonnées. Vous pouvez modifier alors l’embargo en réalisant l’opération décrite précédemment. 

Rouge, vert, jaune : s’y retrouver dans le code couleur de HAL

Certaines données saisies alimentent un référentiel associé à HAL. Il s’agit entre autres des affiliations, des revues et des noms des auteurs. Un jeu de couleur permet de savoir si la donnée saisie est valide ou pas.

• Le vert est une entrée valide et contrôlée. Dans le cas d’un auteur, un IdHAL y est associé. C’est donc la forme à privilégier.
• Le jaune est une entrée qui fait référence à une structure qui n’existe plus : un laboratoire qui a fermé, une institution qui a fusionnée, un établissement financeur qui arrête le financement. Dans le cas d’un auteur, il s’agit d’une forme auteur qui a été associée à un IdHAL, il faut alors utiliser la forme verte correspondante.
• Le rouge est une entrée non valide. Lorsque cela est possible, il faut éviter d’utiliser cette couleur.

Dans le cas des structures et des revues, si vous êtes dans l’obligation de créer une entrée ou de choisir une entrée rouge, avertissez l’administrateur de votre portail afin qu’il puisse valider l’entrée.

Le partage de propriété

Le partage de propriété vous permet de récupérer la propriété sur des documents ou des notices déjà présents dans HAL créés par vos co-auteurs, afin d’enrichir ou corriger des métadonnées ou alors d’ajouter le texte intégral si celui-ci est manquant. Il permet également de donner la propriété des documents que vous avez déposés à vos co-auteurs.

Rendez-vous  dans Mon espace > Mes partages propriété, un tableau de bord vous permet de cocher les documents que vous souhaitez partager. C’est également dans cet espace que vous pourrez demander la propriété d’un document. Pour cela, il vous suffit de saisir l’identifiant du document pour lequel vous demandez la propriété